Mac Mail ist als Programm in das Betriebssystem Mac OS X integriert und bietet seinen Nutzern diverse Möglichkeiten, mehrere Maileingänge und E-Mail-Adressen gleichzeitig übersichtlich zu verwalten. Über den automatischen Einrichtungsassistenten kann man beliebig viele Mailaccounts unterschiedlicher Provider konfigurieren - es ist ausreichend den Benutzernamen, die E-Mail-Adresse und das Passwort einzugeben und schon werden neue Mails direkt im Mac Mail Postfach angezeigt. Diese können dort durch verschiedene Farben, Unterordner, Schriftgrößen und Markierungen verwaltet werden. Auf diese Weise kann man schnell und einfach den Überblick über private Mails, Newsletter, Werbung und jobbezogene Nachrichten behalten.
Der aktuelle E-Mail-Eingang sowie ältere, archivierte Nachrichten werden unter dem Menüpunkt User>Library>Mail>Mailboxes auf der Festplatte gespeichert, sodass diese einfach auf einen anderen Computer übertragen werden können. Nach Konfiguration der gewünschten Mailaccounts auf dem neuen Computer mithilfe des Konfigurationsassistenten kann man anschließend das gespeicherte Mailarchiv (zum Beispiel über einen USB-Stick) auf den neuen Computer ziehen und in den neuen Mac Mail Account importieren. Die Ordnung mit Farbkennzeichnungen, Markierungen und Unterordnern bleibt dabei erhalten. Auch das Adressbuch mit allen Kontakten kann mit übertragen werden.
Um die Daten zu sichern, ist es sinnvoll sein Mailarchiv regelmäßig zu exportieren und beispielsweise auf einer externen Festplatte oder einen Datenstick abzuspeichern. Dieser Schritt gibt einem zusätzliche Sicherheit, auch wenn man weiterhin an seinem alten Computer arbeitet.