Kaum ein anderes Mailprogramm ist so beliebt wie Microsoft Outlook, das 1997 zusammen mit Microsoft Office 97 erstmals erschien. Auch die aktuelle Version, Outlook 2010, kann kostenfrei heruntergeladen werden. Mithilfe des Programms können Emails schnell und unkompliziert sowohl on- als auch offline bearbeitet werden. Außerdem ist die Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten von einer zentralen Schnittstelle - dem Outlook - aus möglich. War bis 2002 das Speichervolumen noch auf 2 GB begrenzt, so ist seit Outlook 2003 unbegrenzter Download möglich.
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Der Download startet in der Regel per Mausklick, und die Installation beginnt selbsttätig. Ehe Emails empfangen werden können, muss der Anwender jedoch noch seine E-Mail-Konten mit Zugang zum E-Mail-Server wie web.de, gmx.de oder t-online.de einrichten. Die genauen Serverdaten erfährt der User auf der Homepage des Anbieters. Nun klickt der Anwender in seinem Outlook Menü auf "Extras" und wählt den Unterpunkt "Kontoeinstellungen". Auf der nun auftauchenden Registerkarte "Email" klickt er auf die Schaltfläche "neu", um ein neues Konto anzulegen.
Der User kann nun den Servertyp seines Mail-Anbieters markieren, den er zuvor auf dessen Homepage ausfindig gemacht hat. Mögliche Servertypen wären Exchange, POP3, HTTP oder IMAP. Nun kann der Nutzer seine E-Mail-Adresse und sein Passwort in das Fenster eintippen. Klickt der Anwender nun auf "Weiter", so starten die automatischen Servereinstellungen und die Mails werden abgerufen. Für jede neue Mail-Adresse, die Outlook abrufen soll, muss dann nur eine zusätzliche Registerkarte angelegt werden. Microsoft Outlook gibt es übrigens auch für den Mac.